Zespół marketingowy jest teraz bardziej wydajny, a kwestia obciążenia pracą jest przejrzysta — jesteśmy zintegrowani i działamy zgodnie z ustalonymi zasadami. Asana umożliwia nam wyświetlanie harmonogramu kampanii, dzięki czemu możemy prowadzić mniejszą liczbę większych programów oraz strategicznie planować daty ich uruchomienia tak, aby zmaksymalizować przychody.

Andrea Leon Trozak, starszy dyrektor ds. zarządzania programem

Jak Asana pomaga Genesys pracować inteligentniej

Usprawnienie produkcji marketingowej na dużą skalę

Przepływy pracy z bezpośrednim przypisywaniem w Asanie pozwoliły kierownikom projektów skupić się na planowaniu strategicznym i optymalizacji procesów. Kierownictwo ma teraz wgląd w postępy zespołów w realizacji celów i może przeznaczać zasoby na inicjatywy o wysokim zwrocie z inwestycji. Ponadto regionalni marketerzy mogą śledzić nadchodzące kampanie i wykorzystywać zasoby do swoich lokalnych kampanii. 

Oszczędność czasu na bardziej efektywną pracę

Przed wprowadzeniem Asany zlecenia napływały z różnych miejsc, a zespół produkcyjny spędzał zbyt dużo czasu na pracy, która nie była śledzona w oficjalnych kolejkach. 

Obecnie marketingowe PMO nie jest już odpowiedzialne za sortowanie pracy przypisywanej bezpośrednio, a liczba zleceń przesyłanych e-mailem lub na czacie znacznie się zmniejszyła. Dział marketingu oszczędza znaczną ilość czasu na czynnościach administracyjnych – ponad 140 dni roboczych rocznie – dzięki ponad 350 przesłanym formularzom i 2600 regułom automatyzacji wyzwalanym każdego miesiąca.

Formularze pomagają marketerom szybciej rozpoczynać pracę

• Aby przesłać zlecenie do działu marketingu, pracownicy Genesys wypełniają formularz w Asanie, podając swoje potrzeby i szczegóły dotyczące rezultatów, które mają zostać dostarczone zespołom produkcyjnym.

• W zależności od rodzaju zgłoszenia – na przykład kampania, usługi kreatywne, webinar, film lub post w mediach społecznościowych – reguły Asany automatycznie przypisują je do tablicy odpowiedniego zespołu w Asanie. 

Automatyzacja kieruje pracę do właściwych zespołów 

• Małe zgłoszenia są bezpośrednio przypisywane do odpowiedniego zespołu, który następnie sortuje swoje zadania przychodzące. 

• Złożone zlecenia obejmujące zintegrowaną kampanię marketingową lub program globalny są kierowane do zespołu PMO, ponieważ wymagają współpracy z różnymi działami marketingowymi i interesariuszami.

Pracownicy niechętnie korzystali z poprzedniej platformy do zarządzania projektami, narzekali i nigdy nie potrafili zrozumieć interfejsu użytkownika. W związku z tym PMO i zespoły ds. usług marketingowych spędzały zbyt dużo czasu na zarządzaniu zadaniami interesariuszy. Naszym priorytetem było znalezienie łatwej w użyciu aplikacji, którą interesariusze mogliby szybko opanować. To, co zaintrygowało nas w Asanie, to możliwość korzystania z metodologii Agile. Ogromnym plusem była elastyczność w personalizowaniu widoków projektów.

Andrea Leon Trozak, starszy dyrektor ds. zarządzania programem

Zapewnienie interesariuszom jednego źródła informacji

Poprzednia platforma do zarządzania projektami zespołu marketingowego była zbyt skomplikowana, co utrudniało interesariuszom zaangażowanie się w pracę i sprawiało, że każdy kierownik projektu musiał zarządzać ponad 50 projektami. 

Asana zapewnia zespołom scentralizowaną przestrzeń do śledzenia prac związanych z kampanią, znacznie poprawiając zaangażowanie interesariuszy i ograniczając liczbę czynności okołozadaniowych – prac koordynacyjnych, które mają miejsce w związku z projektami strategicznymi.

Konwersacje, kontekst i praca są gromadzone w jednym miejscu

• Każdy zespół ds. usług marketingowych Genesys ma dedykowaną tablicę projektu w Asanie, która służy jako kolejka produkcji i jest używana do śledzenia produktów końcowych i zarządzania nimi przez zespół i interesariuszy.

• Komentarze w zadaniach zapewniają, że dyskusje z interesariuszami odbywają się w kontekście pracy.

• Członkowie zespołu udostępniają prawie 4000 komentarzy miesięcznie, co zwiększyło zaangażowanie interesariuszy, ograniczając jednocześnie konieczność przełączania się między pocztą e-mail a innymi aplikacjami. 

Standaryzacja procesów pomaga zespołom we współpracy

• Dział marketingu rozpoczyna wiele nowych projektów za pomocą szablonów, które są wstępnie wypełnione zadaniami dotyczącymi kluczowych prac, które należy wykonać.

• Zadania te są następnie dodawane do wielu projektów, dzięki czemu znajdują się na dedykowanej tablicy Asany każdego zespołu. To integruje pracę między grupami, a jednocześnie umożliwia zespołom przeglądanie swoich zadań w jednym miejscu. 

Łączenie zespołów globalnych dzięki płynnemu przekazywaniu zadań

SharePoint jest używany w całej firmie Genesys do współpracy zespołowej nad plikami, a zespół marketingowy używa Byndera jako systemu do zarządzania zasobami cyfrowymi. Zespół PMO musiał zadbać o to, aby materiały kreatywne i pliki źródłowe były przesyłane do Byndera, a zespół kreatywny nie musiał martwić się o dwukrotne przesyłanie plików. 

Korzystając z API Asany i Tray.io, zespół połączył te aplikacje i stworzył jeden ujednolicony przepływ pracy. 

Automatyzacja usprawnia zarządzanie zasobami

• Zespół operacji marketingowych zaprojektował zautomatyzowany „wyzwalacz” w Asanie za pomocą Tray.io, aby automatycznie przesyłać materiały kreatywne i pliki źródłowe.

• Teraz po przesłaniu plików do SharePoint projektant wkleja link do pola niestandardowego w odpowiednim zadaniu w Asanie. 

• Następnie „wyzwalacz” wysyła pliki z SharePoint do Bynder, aby zespół ds. treści mógł je przejrzeć i dokończyć przesyłanie.

Integracje umożliwiają płynniejsze przekazywanie zleceń tłumaczeniowych

• Gdy materiały wymagają przetłumaczenia na inne języki, regionalny menedżer kampanii przesyła zlecenie z odpowiednimi linkami do Bynder. 

• Wymagany link jest dodawany do pola w Asanie, co uruchamia automatyzację za pośrednictwem Tray.io, która pobiera zasoby z Byndera i dostarcza je do platformy projektów tłumaczeniowych dostawcy tłumaczeń.

W miarę realizacji zlecenia tłumaczenia jego status jest synchronizowany z zadaniem w Asanie z platformy tłumaczeniowej dostawcy, dzięki czemu regionalny menedżer kampanii może śledzić postępy.

Jedną z kluczowych korzyści było to, że marketerzy mogli skorzystać z opcji z możliwością dostosowywania, dzięki czemu byli w stanie zarządzać pracą w sposób najbardziej efektywny dla całego zespołu. Asana pozwoliła nam zmniejszyć zniechęcenie użytkowników, zwiększyć widoczność statusu projektu i dać zespołowi biura projektów więcej czasu na optymalizację przepływu pracy oraz strategiczne zarządzanie programem.

Candice Sanders, starsza menedżer ds. PMO marketingu

Skalowanie organizacji działań marketingowych za pomocą Asany – bez kierowników projektu

W ciągu pierwszego roku korzystania z Asany zespół biura projektów zwiększył wdrożenie wśród interesariuszy o 400%. W przyszłości zespół będzie nadal doskonalił działania operacyjne działu marketingu za pomocą Asany, aby móc skupić swoje zasoby na rozwoju firmy.